Longtemps considéré comme le parent pauvre du système d'information, l’archivage électronique connaît de beaux jours, non seulement au sein des DSI, mais aussi – et c'est nouveau – parmi les directions générales. C’est le grand enseignement qui ressort d’une étude du cabinet Markess, présentée lors du salon Documation (150 organisations de plus de 2 000 collaborateurs ont été sondées, réparties entre le secteur public, l’industrie, la distribution et la banque assurance).
Plusieurs indicateurs confirment une industrialisation de l’archivage électronique, à commencer, tout simplement par son taux d’adoption, qui est en progression. Ainsi 65 % des entreprises disent le pratiquer régulièrement ou occasionnellement, contre seulement 40 % dans la précédente étude de Markess, menée en 2007.
Les banques sont les mieux équipées
« Alors qu'elles adoptaient une posture attentiste il y a deux ans, les banques sont aujourd’hui les mieux équipées en archivage électronique. Viennent ensuite les secteurs de l’industrie, du commerce, des télécoms et de l’énergie. Les administrations ferment la marche, avec un taux de 51 % », détaille Helène Mouiche, consultante chez Markess, et auteure de l’étude.
Autre enseignement : ces projets sont de plus en plus stratégiques. En 2007, dans 80 % des organisations interrogées, la prise de décision était effectuée par la DSI. « Les services informatiques étaient alors essentiellement motivés par une réduction des coûts liée au stockage à long terme », poursuit-elle. Mais en deux ans seulement, les choses se sont retournées. Aujourd’hui en effet, près de six projets sur dix émanent des directions générales, « même s’ils restent effectués en coordination avec d’autre entités comme la DSI, le juridique et, quand il existe, le département en charge des problématiques documentaire ou d’archivage ».
Conservation à valeur probante
Ce nouvel investissement des directions générales dans l’archivage s’explique en grande partie par les obligations réglementaires et la conservation à valeur probante. Ces problématiques sont à l’origine de deux tiers des organisations ayant conduit un projet d’archivage. Et parmi toutes celles interrogées par Markess, 71 % ont mené, ou comptent mener d’ici à 2012, un projet d’archivage à valeur probante. Sans surprise, les factures sont les premières candidates de cet archivage “contraint”, qu'elles soient dématérialisées ou double électronique d’une facture papier.
L’archivage devenant un véritable projet d’entreprise, on pouvait s’attendre à ce qu’il s'intègre au SI par le biais d’une plate-forme dédiée, la moins dépendante possible des autres briques. Il n’en est rien : il se déploie majoritairement sous la forme d’une extension de système existant. Il devient ainsi un module supplémentaire de la gestion documentaire (dans 42 % des cas), d’une solution maison (27 %), d’un PGI (15 %) ou d’une messagerie (15 %).
Auteur : Vincent Berdot, 01net.
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