Une ordonnance du 26 juin 2014 a simplifié certaines obligations d'affichage de l'entreprise, s'agissant notamment de la prévention des faits de harcèlement et de discrimination ou bien encore en matière de PSE. Deux décrets du 20 octobre 2016 (Décrets n° 2016-1417 et n° 2016-1418), publiés ce week-end au Journal officiel, allongent la liste des domaines qui font l'objet de cette simplification. Le traditionnel affichage sur les lieux de travail pourra être remplacé par tout autre moyen permettant aux salariés de prendre connaissance de certaines informations. C'est bien souvent l'intranet de l'entreprise qui prendra le relais ou bien encore l'envoi d'un mail à l'ensemble des salariés. Attention toutefois, ce mode de communication suppose que l'ensemble des salariés aient bien accès à un ordinateur.
Les obligations d'affichage simplifiées
Nous récapitulons ci-dessous les domaines visés par les deux décrets dans lesquels l'obligation d'affichage pourra être remplacée par tout moyen permettant d'assurer l'information des personnes concernés.
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L'obligation pour l'entreprise de travail temporaire d'informer les salariés de chaque établissement :
L'ETT devra le faire par tout moyen en lieu et place d'un affichage. |
| Le règlement intérieur de l'entreprise devait jusqu'à présent être affiché "à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux et à la porte des locaux où se fait l'embauche. Il devra désormais être porté à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l'embauche par tout moyen. |
| S'agissant des conventions et accords collectifs applicables dans l'entreprise, alors que jusqu'à présent les salariés en étaient informés par un avis affiché aux emplacements réservés aux communications destinées au personnel, ils pourront l'être par tout moyen. |
| Lorsque l'emploi de salariés les dimanches et jours fériés est nécessaire de façon imprévisible pour éviter un dommage disproportionné dans les exploitations de mines, salines et carrières, établissements industriels, chantiers du bâtiment et du génie civil, chantiers navals, l'autorité administrative peut accorder des dérogations en termes de repos suite à un dimanche ou un jour férié travaillé. Cette disposition du préfet doit être tenue à la disposition de l'inspection du travail sur le lieu de travail. Jusqu'à présent, elle devait obligatoirement être affichée ; désormais elle pourra être communiquée aux salariés par tout moyen. |
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S'agissant du contrôle du repos hebdomadaire, le code du travail prévoyait jusqu'à présent que dans les entreprises où tous les salariés sans exception ne bénéficient pas du repos hebdomadaire toute la journée du dimanche, l'employeur doit afficher les jours et les heures de repos collectifs attribués à tout ou partie des salariés [le décret remplace cette phrase par "tout ou partie d'entre eux]. Cette information devra désormais être communiquée par tout moyen.aux salariés. Le code du travail prévoyait également jusqu'à présent que cet affichage devait être "facilement accessible et lisible" et un exemplaire devait être adressé, avant affichage, à l'inspecteur du travail. Désormais, si l'employeur doit toujours adresser cette information à l'inspection du travail, il doit aussi lui communiquer les modalités de la communication aux salariés qu'il envisage de mettre en place. |
| En cas de suspension du repos hebdomadaire en cas de travaux urgents, de surcroît extraordinaire de travail, dans les industries traitant de manière périssable ou bien encore pour les activités saisonnières, la copie de l'avis devait être affichée dans l'établissement pendant toute la durée de la dérogation. Désormais, l'employeur devra communiquer par tout moyen aux salariés la copie de l'information transmise à l'inspection du travail. |
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Le code du travail prévoit actuellement que dans les établissements où travaillent des femmes, les textes relatifs à l'égalité salariale doivent être affichés "à une place convenable aisément accessible dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l'embauche". Désormais ces dispositions doivent être portées à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ainsi qu'aux candidats à l'embauche par tout moyen. A noter : le non-respect de cette obligation d'information continuera, comme par le passé, à être sanctionné par une amende prévue pour les contraventions de la 3e classe. |
| Lorsqu'une instance de coordination des CHSCT est mise en place, le code du travail prévoyait que la liste nominative de ses membres devait être affichée dans les locaux affectés au travail de chaque établissement concerné par le projet commun. Cette information devra désormais être communiquée par tout moyen aux salariés. |
| Les agences de mannequin doivent porter à la connaissance de chaque mannequin, de chaque utilisateur et de la Direccte un certain nombre d'informations précisées à l'article R.7123-15. Ces informations étaient jusqu'alors portées à la connaissance du public et des salariés par voie d'affichage interne et sur le site internet de l'agence, s'il existe. Le décret prévoit que ces informations seront maintenant portées, par tout moyen, à la connaissance du public et des salariés. |
| S'agissant des accords conclus par des salariés mandatés qui doivent être approuvés par les salariés à la majorité des suffrages exprimés, le résultat du vote doit faire l'objet d'un procès-verbal qui doit être affiché dans l'entreprise. Désormais, cette information pourra se faire par tout moyen. |
| L'ordre des départs en congé devra désormais être communiqué à chaque salarié, un mois avant son départ par tout moyen. Jusqu'à présent, il l'était par affichage dans les locaux "normalement accessibles aux salariés". |
| L'employeur devra communiquer par tout moyen aux salariés la raison sociale et l'adresse de la caisse de congés payés à laquelle il est affilié, et non plus par voie d'affichage "à une place convenable et aisément accessible dans les locaux de l'entreprise". |
| Les services de santé au travail doivent instaurer une commission de contrôle dont le rôle est de veiller sur la gestion de l'instance. Lorsque la commission de contrôle, faute de candidatures, n'a pas été constituée ou renouvelée, un procès-verbal doit être établi par le président et doit être affiché dans les 15 jours dans le service de santé au travail. Il devra désormais être communiqué par tout moyen aux salariés. |
Les obligations de transmission de documents à l'administration simplifiées
Tout comme l'ordonnance de 2014, les décrets modifient également certaines obligations de transmission de documents à l' administration. Nous les récapitulons ci-dessous.
| Tout employeur employant plus de 100 salariés peut être mis en demeure d'installer dans son établissement, ou à proximité, des locaux dédiés à l'allaitement. Dans ce cas, le local doit être surveillé par un médecin désigné par l'employeur. Jusqu'à présent, l'employeur devait faire connaître à l'inspecteur du travail le nom et l'adresse du médecin. Il devra désormais simplement le tenir à la disposition de l'agent de contrôle. |
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Dans les installations nucléaires de base et les installations susceptibles de donner lieu à des servitudes d'utilité publique, la participation au CHSCT peut être étendue à des représentants des entreprises extérieures. Suite à la consultation du CHSCT sur la liste des entreprises extérieures appelées à désigner une représentation de leur direction, l'employeur devait envoyer sa décision à l'inspecteur du travail, accompagnée des éléments qui la motivent et du procès-verbal de la réunion de consultation du CHSCT. Maintenant, il devra se contenter de la communiquer seulement si l'inspecteur du travail en fait la demande. De la même manière, il devait transmettre les noms des représentants des entreprises extérieures désignés ; il le fera désormais uniquement si l'agent de contrôle le demande. |
| Dans le bâtiment et génie civil, existent des collèges inter-entreprises de sécurité, de santé et des conditions de travail lorsque le chantier doit dépasser un volume de 10 000 hommes-jours et que le nombre d'entreprises est supérieur à 10, s'il s'agit d'une opération de bâtiment, ou supérieur à 5, s'il s'agit d'une opération de génie civil. Ce collège doit être réuni afin d'adopter son règlement qui devait être transmis à l'inspection du travail.
Le président doit transmettre le règlement ainsi que le procès-verbal de la séance au cours de laquelle il a été adopté, à l'inspection du travail, à l'Organisme professionnel de prévention du bâtiment et des travaux publics et au service de prévention des organismes de sécurité sociale. Le procès-verbal de la séance au cours de laquelle a été adopté le règlement est joint à cette transmission. Cette transmission qui devait être faite dès son adoption le sera désormais uniquement à leur demande. |
| Le président d'un service de santé au travail interentreprises doit établir chaque année un rapport sur l'organisation, le fonctionnement et la gestion financière du service. Un exemplaire de ce rapport devra être communiqué à l'inspection du travail et au médecin inspecteur du travail, à leur demande uniquement désormais. |
| Le médecin du travail des services de santé au travail doit établir chaque année un rapport dont un exemplaire doit être communiqué à l'inspecteur du travail et un autre au médecin inspecteur du travail seulement si ces derniers en font la demande et non plus obligatoirement comme précédemment. |
| En matière de travail à temps partiel et de travail intermittent, l'avis du comité d'entreprise pour la mise en oeuvre d'horaires à temps partiel devait être transmis dans un délai de 15 jours à l'inspecteur du travail. Il devra désormais lui être communiqué seulement s'il en fait la demande. |
| L'employeur n'a plus à envoyer à l'inspection du travail un duplicata de l'affiche des heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos. |
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En matière de durée du travail, l'employeur doit :
En cas de traitement automatisé de ces données nominatives, l'employeur devait communiquer à l'inspecteur du travail le récépissé attestant qu'il a accompli la déclaration préalable à la Cnil. Il ne devra désormais le faire que si l'agent de contrôle en fait la demande. |
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Le comité d'entreprise peut s'appuyer, dans l'exercice de ses missions dans le domaine social, sur le service social du travail dont la mission est suivre et de faciliter la vie personnelle des travailleurs, notamment des femmes, des jeunes et des travailleurs handicapés. Le CE doit établir chaque année un rapport sur l'organisation, le fonctionnement et la gestion financière du service social. Ce rapport qui devait être communiqué à l'inspection du travail dont dépend l'entreprise ne le sera désormais qu'à sa demande. Lorsque plusieurs entreprises ont ou envisagent de créer un service social commun, un comité interentreprises doit être créé afin d'en assurer la gestion. Son rapport qui devait être communiqué à l'inspection du travail ne le sera désormais que s'il le demande. |
Auteur : Par Florence Mehrez, actuEL-HSE.
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