Podcast Inforisque : Digitalisation des process DUERP retour d'expérience du groupe AVLO

Classé dans la catégorie : Général

Aujourd'hui nous allons parler de la digitalisation des process dans le domaine de la santé et sécurité au travail et l'interopérabilité à travers un cas concret de la mise à jour de 48 documents uniques d'évaluation des risques professionnels.

Nous verrons également les raisons qui ont poussé finalement le groupe AVLO à optimiser ses process. Et quel a été l'apport d'une solution digitale comme Winlassie ?

Nous évoquerons également la gestion de l'accidentologie dans l'entreprise par l'interaction entre l'outil d'évaluation des risques de l'application de Winlassie de Gamma Software et Foederis un logiciel RH.

Pour cela, j'ai le plaisir de recevoir deux acteurs particulièrement impliqués dans ce changement, Philippe Berto, qui est directeur Qualité Sécurité et Environnement et Siril Vincent, qui est coordinateur QHSE du groupe AVLO. Le groupe AVLO, ce sont 500 collaborateurs et un chiffre d'affaires de 205 millions d'euros et un maillage territorial fort. Le groupe se positionne en expert de la distribution et de la location de matériel pour les métiers du BTP, de l'industrie et du recyclage grâce à ses deux marques SOMTP et M-LOC. Les deux sont labellisées SE+ par le syndicat professionnel des distributeurs, loueurs et réparateurs de matériels de travaux publics, le DLR.

Donc aujourd'hui, peut-être une première question pour vous ? Philippe Berto, concernant cette démarche, qu'est ce qui a conduit le groupe AVLO à partir sur une digitalisation de process ? Puisque en préparant cet entretien, vous m'avez fait part que jusqu'à présent cette mise à jour de documents uniques avait été faite principalement via des outils Office.

Oui, en effet, je suis en charge du service qualité, sécurité et environnement du groupe AVLO depuis 2008 et depuis près de quatorze ans maintenant, j'ai toujours eu à cœur de veiller à ce que l'évaluation des risques professionnels soit réalisée et soit à jour pour l'ensemble des sociétés du groupe.

Au début, il y avait beaucoup moins d'agences que maintenant. En 2008, quand je suis arrivé, il y avait 9 agences et maintenant il y en a 48, vous l'avez compris. Donc, de par mon vécu et mon expérience, j'ai été amené à produire des Documents Uniques à travers à la fois les bases Excel, pour faire l'évaluation des risques et ensuite une restitution sur Word.

Vous imaginez un petit peu le travail que représente une évaluation des risques professionnels sur autant de sociétés et d'agences différentes. Sur des supports Word et Excel, c'était tout à fait réalisable quand il y avait peu de société.

A partir du moment où on atteint des niveaux dépassant 40 jusqu'à 48 agences différentes, il devenait totalement ingérable de continuer à produire ce type de document obligatoire et de les actualiser de façon annuelle, voire plus souvent. On en parlera tout à l'heure selon les contextes, en continuant sur des bases Excel et Word.

C'est la raison pour laquelle on a souhaité étudier un peu le marché et les logiciels disponibles pour digitaliser et optimiser la génération et la mise à jour des documents uniques et ensuite d'être en mesure de les reproduire et de pérenniser cette approche à travers un outil informatique qui soit pérenne et qui soit consolidé.

Et donc ce projet il a été à maturation pendant neuf mois. Mais quels ont été les éléments déclencheurs pour le passage à cette digitalisation ?

Oui, comme je l'ai dit. En fait, cette réflexion pour un passage à la digitalisation remonte à l'année dernière. Au début de l'année dernière, nous étions en janvier 2021, et nous étions encore en plein dans l'une des phases critiques du covid. Vous n'êtes pas sans savoir que le covid est un événement qui impose, à travers des obligations diverses et multiples, écrites et actualisées, dont les protocoles sanitaires exigent non seulement d'appliquer des règles strictes au niveau personnel, mais surtout professionnel pour ce qui nous concerne et que ces protocoles et ces règles doivent être actées dans les documents uniques correspondants.

Donc, à chaque fois qu'il y avait une mise à jour d'un protocole sanitaire, et il y en a eu quelques-uns, les spécialistes du métier savent de quoi je parle. Il fallait à chaque fois, dans le cadre respect des obligations réglementaires, faire une mise à jour des documents uniques. Donc 48 documents uniques à actualiser systématiquement à chaque fois qu'il y avait un nouveau protocole sanitaire. Même s'il y avait des données redondantes, effectivement, ça prend quand même du temps.

Donc, si on peut s'appuyer sur un outil informatique et sur la digitalisation pour optimiser cette approche, et bien, c'est tout ça de gagner en efficacité et en temps de travail.

Siril Vincent, un mot quand même parce que le fait d'être passé peut-être de la version Excel la partie digitalisation, ça change la vie ?

Alors ça change la vie effectivement, puisque que, comme l'expliquait Philippe dans la version Excel, il y avait 48 documents uniques à ouvrir un par un, à modifier à la main et puis à renvoyer à chaque acteur pour signature, validation et évidemment consultation avant tout cela. Aujourd'hui, avec le logiciel Winlassie, il faut savoir qu'on gère des contextes, donc un contexte global dans lequel va être évidemment intégré le covid et qui nous permet aujourd'hui, par un simple clic finalement, de venir mettre à jour ces 48 documents uniques pour directement être consultés par nos agences pour être validés. Donc effectivement, la mise à jour est beaucoup plus rapide aujourd'hui qu'elle ne pouvait l'être avant.

J'aurais tendance à poser une question aussi concernant la partie prévention gestion des risques puisque on a le plaisir d'échanger sur Inforisque. Est-ce que ça apporte, je ne sais pas, plus de transparence, plus de rapidité ? Est-ce qu'il y a un plus dans la partie purement prévention des risques ?

cubes avec les mots DUER et RISKOui bien évidemment, en fait la démarche d'évaluation des risques qui se traduit dans la rédaction et la production du document unique est une démarche qui date de 2000/2001, mais c'est une démarche tout à fait constructive. Si on la prend sur la logique d'une démarche de progrès, il s'agit là d'évaluer les risques dans les situations de travail diverses et multiples que peuvent rencontrer nos collaborateurs et nos différents métiers au travers des dangers qu'ils sont amenés à rencontrer et donc des risques correspondants, d'évaluer à travers les fréquences, la gravité, la maîtrise quelles sont les priorités d'action à mener par rapport à cette démarche.

Et donc c'est vraiment là le pilier de toute une approche, d'une politique d'amélioration continue sur la sécurité. Un document unique, c'est fondamental et généralement on a toujours veillé dans le Groupe AVLO, à ce que ce document soit le plus à jour possible, le plus souvent possible, parce que ça structure, et ça permet de développer la politique de sécurité au sein des différentes agences et ils sont impliqués vous l'avez compris. Donc on met en place des plans d'action, on va dans les agences pour vérifier l'application et la marge de progrès possible et on les aide à atteindre les objectifs demandés pour satisfaire à la prévention et à la démarche de progrès sur les questions de sécurité. Mais ils sont totalement impliqués dans cette démarche et donc la rédaction, la production et la mise à jour des documents uniques se fait avec l'aide de nos collaborateurs, à des relais sécurités sur place. C'est comme ça qu'on les appelle, pour qu'on soit toujours dans une démarche d'amélioration et que l'on ait les meilleures conditions de travail possible au regard du contexte, de l'environnement et des attendus de nos salariés mais également de nos clients et des parties intéressées.

Et ça, ça permet aussi, du coup une interaction avec les agences ?

Oui, en effet. Un déjà, au regard du contexte, quand je parle du contexte, je parle en premier lieu du contexte réglementaire. Il y a des obligations qui s'imposent à tous, évidemment qui ressortent dans le document unique. Mais voilà, on est soumis à des attendus et à des exigences réglementaires.

Je préfère moi parler d'opportunité que d'exigences d'ailleurs, puisque c'est souvent si on lit bien entre les lignes, le Code du travail ou le Code de l'environnement, ce ne sont que des démarches qui permettent de défoncer les portes ouvertes, c'est à dire que veiller à ce que les gens travaillent dans les meilleures conditions possibles et pour ce faire, ai une démarche de réflexion et de prévention la plus pertinente possible par rapport à ce qu'ils font pour rester en bonne santé et travailler dans les meilleures conditions possibles et imaginables. Ça me parait non seulement sain mais profitable pour tout le monde. Donc c'est vraiment très structurant et c'est une approche à travers le document unique qui balise toute notre politique depuis au moins quatorze ans.

Et le passage de cette digitalisation qu'en a pensé aussi la direction au niveau du groupe ? Je pourrais dire la pilule est bien passée ? Je ne sais pas si je peux l'exprimer comme ça.

Oui alors, vous l'avez compris, on avait commencé à produire, générer et mettre à jour les documents uniques sur Excel et Word. On s'est confronté à des exigences d'efficacité avec l'augmentation du volume d'agence à traiter. Et vous l'avez compris à travers mes dernières déclarations, que ce soit les opportunités réglementaires, que ce soit les attendus en termes de progrès et de sécurité, et d'améliorations des conditions de travail dans les agences, et sachant, et ça, notre direction a toujours été très très informé sur ce sujet à travers les comités de pilotage et les comités de direction qui structurent toute notre démarche à travers les différents directeurs de la société. Ils ont très vite compris et depuis très longtemps que l'évaluation des risques et le document unique qui transpire de cette évaluation des risques est la base même de toute notre politique QSE. C'est aussi une démarche de sécurité mais au-delà de ça, on y intègre une approche environnementale et c'est une approche de qualité de faire de cette manière. C'est ce qu'on appelle dans le jargon des qualiticiens, le PDCA. On planifie, on agit, on évalue, on se corrige, on s'améliore. Donc ça, c'est vraiment quelque chose de fort dans le groupe et nous présidents car ce sont des cogérants Mrs. Sylvain et Guillaume Bassaïsteguy, n'ont émis aucune réticence, à passer sur un support de digitalisation, sachant que nous n'étions plus en mesure d'assurer le même niveau d'efficacité et de production de document unique avec les bases précédentes. Voilà pourquoi il n'y a pas eu de blocage et qu'au contraire, ils ont très rapidement accepté que l'on passe sur une base de digitalisation via Winlassie.

Oui, puis peut être avec un coût qui semble raisonnable.

En fait, quand on parle de coût, il faut toujours faire une évaluation. On appelle ça le ROI, le retour sur investissement. Le temps passé par votre serviteur ou mon collègue ou mes collègues d'ailleurs à produire sur des bases Excel et Word des documents uniques en faisant une évaluation consistante, il ne s'agit pas de faire semblant, vous l'avez compris chez nous, en ayant une base de travail qui tienne la route pour acter un plan d'action cohérent et qui soit efficace sur la durée, quand je dis efficace la durée, c'est à la fois à travers l'accidentologie de toute baisse de fréquence baisse de gravité, mais également améliorations perceptibles par nos collaborateurs des conditions de travail, parce que c'est aussi un levier de fidélisation et la signature même d'une société que de travailler sur ce type de sujet.

Donc, il est effectivement important pour nous de rester tout à fait cohérent sur cette approche et donc d'avoir à travers l'outil Winlassie une démarche constructible et pérenne pour l'amélioration du risque.

Et c'est ce qui vous a permis d'ailleurs d'avoir aussi un label particulier pour cela.

Tout à fait. Vous avez, que ce soit le label SE+ ou d'autres démarches le masque, les normes ISO comme l'ISO 45001, qui est une norme internationale sur la sécurité ou d'autres systèmes de référencement, si vous souhaitez dans une approche, une démarche de progrès, il faut forcément s'appuyer sur, non seulement les outils, mais une approche d'amélioration.

Tout à l'heure je parlais du PDCA, mais c'est tout à fait ça hein, le PDCA ce n'est qu'un outil à la route des mines, on va dire, c'est un outil de progrès qui structure tous les systèmes de management.

Donc ISO 9001 pour la qualité des eaux, 14 001 pour l'environnement, l'ISO 45 001 c'est pour la sécurité, etc. Donc on ne fait que reproduire les bonnes pratiques et ce qui fonctionne dans beaucoup de sociétés en France et dans le monde.

Il y a une chose que vous aviez trouvé intéressante également, c’est l’interfaçage avec votre système RH, peut être Siril, un petit mot à ce sujet ?

Effectivement aujourd'hui, nous avons au sein du Groupe AVLO un logiciel RH qui est le logiciel Foederis permettant aujourd'hui la gestion des employés et des formations. Ce logiciel va être mis en lien avec le logiciel Winlassie pour y intégrer tout simplement la base des salariés, car dans le logiciel Winlassie, nous avons également prévu d'intégrer la gestion de l'accidentologie du groupe. Pour gérer l'accidentologie, évidemment, on doit avoir la définition de l'accident, mais également la personne à qui c'est arrivé. D'où la connexion entre notre logiciel RH et le logiciel Winlassie. La gestion de ces accidents, demain, nous permettra en fin de compte de mettre à jour, en continu nos documents uniques en y intégrant une mise à jour réalisée sur la base de cet accident et des actions correctives qui ont été mises en place, pour que cela ne se reproduise pas sur les autres sites.

Par contre, vous avez parlé tout à l'heure de formation, ça veut dire qu'en général, au niveau HSE, il y a toujours la formation qui fait partie intégrante de la prévention. La formation peut elle être intégrée ?

logiciel WinLassieLa formation est intégrée forcément dans notre document unique puisqu'elle répond à certains risques. Des risques qui vont être notamment d'avoir des opérateurs conduisant des machines qui ne seraient pas formés. Ça, c'est un gros risque aujourd'hui qui pourrait être présent chez nous. Heureusement via la mise en place de Foederis l'année dernière, aujourd'hui, l'intégralité de nos opérateurs conduisant des machines sont formés, leurs formations sont suivies et ces formations sont bien évidemment suivies répondant aujourd'hui à d'une part une obligation réglementaire et d'autre part, répondant à un besoin réel de diminuer les risques au niveau de la sécurité.

Et donc, pour compléter les propos de Siril, on a aussi toute une démarche de formation lors de notre étape d'intégration des nouveaux travailleurs, quel que soit leur statut d'ailleurs, il y a une démarche de formation à la sécurité qui est obligatoire. Donc, on rappelle les consignes générales de sécurité et ensuite il y a des modules complémentaires qui s'ajoutent à cette formation de base, consigne générale de sécurité les formations, ce qu'on appelle les formations spécifiques renforcées par rapport aux risques. Donc, par exemple, un technicien itinérant aura une formation spécifique propre à son métier. Les risques de chute de hauteur, risques liés à la mécanique, risques liés à la conduite d'engins, risques liés aux produits chimiques. Les commerciaux également, ils auront un complément de formation par rapport aux obligations de conseil et d'information à la sécurité pour tout ce qui concerne la vente, la distribution, la location d'engins de travaux publics et ensuite, on complète donc ces formations par des mises à jour, donc des recyclages qui sont annuels, qui font également partie du pack qu'on appelle du plan de formation annuel, qui est actualisé aussi souvent que nécessaire au regard des évolutions réglementaires mais aussi du retour d'expérience. D'où l'intérêt de pouvoir acter dans Winlassie toute l'accidentologie et tous les accidents et les événements qui sont survenus.

Et c'est ça aussi l'intérêt de Winlassie, c’est qu'on peut capitaliser sur le retour d'expérience et donc construire en temps réel et ajuster en temps réel notre plan d'action au regard de ce qui se passe et des spécificités de nos différents métiers dans la location et dans la distribution.

Merci beaucoup Philippe, merci Siril.

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